Regulamin IX Ogólnopolskiej Konferencji Noszenia Dzieci

1 

Postanowienia ogólne

1. Organizatorem Ogólnopolskiej Konferencji Noszenia Dzieci (dalej OKND) jest Stowarzyszenie Edukatorów i Doradców Noszenia Dzieci SEDNO z siedzibą przy ulicy Hermesa 36/2 w Gdańsku nr KRS: 0000638445 zwanym dalej Organizatorem. 
2. OKND odbędzie się 26.10.2024 roku w Centrum Konferencyjne Concordia Design ulica Zwierzyniecka 1 w Poznaniu.
3. Wszystkie osoby biorące udział w OKND są Uczestnikami.
4. Ilość miejsc na OKND jest ograniczona. 
5. W Konferencji nie zakłada się udziału dzieci. Na sali konferencyjnej mogą przebywać tylko dzieci do 12 miesiąca życia. Pozostają one jednak pod opieką rodzica. Uprasza się jednak o zachowanie warunków umożliwiających prelegentom wygłoszenie wykładów, a uczestnikom wysłuchanie przygotowanych wystąpień. Organizator nie zapewnia opieki dla dzieci.

2

Warunki uczestnictwa

1. By wziąć udział w OKND należy wcześniej zarejestrować się na stronie https://ixoknd.konfeo.com i opłacić bilet wstępu. 
2. W Konferencji mogą wziąć udział tylko Uczestnicy, które spełniają następujące warunki:

• są Doradcami Noszenia Dzieci z dyplomami ukończonych kursów szkół noszenia,
• są specjalistami z dziedzin związanych z pomocą rodzinom z małymi dziećmi,
• są osobami które chcą poszerzać swoją wiedzę z zakresu noszenia dzieci w chustach i nosidłach. 

1. Przeszły przez proces rejestracji i opłaciły bilet wstępu.
2. W organizowanych podczas OKND warsztatach może wziąć udział każdy Uczestnik pod warunkiem wcześniejszej rejestracji na stronie www.konferencjanoszenia.pl.
3. Udział w warsztatach organizowanych podczas OKND jest bezpłatny. 
4. Uczestnicy OKND przy rejestracji wyrażają zgodę na:

• wykorzystanie przez Organizatora ich wizerunku utrwalonego na zdjęciach i filmach stworzonych podczas Konferencji, oraz rozpowszechnienie wizerunku na stronach internetowych konferencjanoszenia.pl ,wykorzystanie wizerunku lub/i imienia i nazwiska w kampanii promocyjnej tj. reklamie: radiowej, telewizyjnej, prasowej, internetowej, billboardowej, oraz adpolowej.

1. Uczestnicy we własnym zakresie pokrywają koszty dojazdu na miejsce oraz koszty powrotu, a także ewentualnego noclegu. 

3

Proces rejestracji

1. Proces rejestracji do udziału w Konferencji polega na dokonaniu, odpowiednio, następujących czynności:

1.1 rejestracji na Konferencję na stronie: https://ixoknd.konfeo.com/ i wybranie jednej z dostępnych opcji biletów.

1.2. przybyciu na miejsce realizacji Konferencji w dniu Konferencji minimum na ok. 30 minut przed rozpoczęciem Konferencji;

1.3. zgłoszeniu się do punktu rejestracyjnego celem weryfikacji statusu rejestracji i przekazania niezbędnych informacji organizacyjnych.

1. Organizator może odmówić osobie uczestniczenia w Konferencji w przypadku nie spełnienia przez nią warunków uczestnictwa.
2. Wszelkie problemy z rejestracją na OKND można zgłaszać pod adresem mailowym: kontakt.sedno@gmail.com

4

Organizacja Konferencji

1. Informacje na temat Konferencji są dostępne na stronach: www.konferencjanoszenia.pl oraz na fanpage na facebook: https://www.facebook.com/pages/Og%C3%B3lnopolska-Konferencja-Noszenia-Dzieci/777024145700769
2. Mail potwierdzający rezerwację miejsca wysyłany jest w ciągu 48h od momentu rejestracji i opłacenia biletu wstępu na stronie https://ixoknd.konfeo.com
3. Punkt rejestracyjny jest miejscem:

• w którym Organizator weryfikuje status rejestracji Uczestników;
• w którym Uczestnik może pobrać wszystkie niezbędne formularze;
• w którym Uczestnik jest kierowany do konkretnych sal warsztatowych;

4. Konferencja rozpoczyna się 20. minutowym przywitaniem ze strony Organizatora.
5. Na Konferencji odbędą się trzy warsztaty w kontekście różnorodności

• o noszeniu dzieci
• o socjal mediach
• o doulowaniu

6. Paneliści prowadzący warsztaty i wykłady mogą niezależnie od Organizatora rozdawać Uczestnikom materiały informacyjne.
7. W przypadku odwołania Konferencji z przyczyn niezależnych od Organizatora, które uniemożliwią przeprowadzenie Konferencji, uczestnikowi przysługuje prawo zwrotu 25% kosztów uczestnictwa. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za roszczenia odszkodowawcze z tego tytułu. 
8. W przypadku odwołania Konferencji z przyczyn leżących po stronie Organizatora, uczestnikowi przysługuje prawo zwrotu 100% kosztów uczestnictwa. 

5

Warunki płatności

1. Udział w Konferencji jest odpłatny.

nazwa biletu	termin	cena
I pula biletów	od 22.07 – 11.08	250zł
II pula biletów	od 12.08 – 01.09	250zł
III pula biletów	od 02.09 – 22.09	250zł
IV pula biletów	od 23.09 – 13.10	250zł

 

1. Opłatę należy uiścić w ciągu 2 dni od momentu rejestracji na stronie. W przypadku niewniesienia opłaty w tym czasie, rezerwacja miejsca zostanie anulowana.
2. Opłatę można uiścić poprzez:

• płatności online t-pay

• przelew bankowy bezpośrednio na konto należące do Organizatora Konferencji: Stowarzyszenie Edukatorów i Doradców Noszenia Dzieci SEDNO 95 1600 1462 1837 6332 9000 0001

1. W cenie biletu zawiera się:

• I pula biletów: pakiet startowy, dostęp do warsztatów i wykładów, bufet kawowy oraz obiad
• II pula biletów: pakiet startowy, dostęp do wykładów, bufet kawowy i obiad.
• III pula biletów: pakiet startowy, dostęp do wykładów, bufet kawowy.
• IV pula biletów: dostęp do wykładów i bufet kawowy.

4.1. W pierwszej puli biletów należy wybrać pakiet “bilet+warsztat” z wybranym wstępnym tematem warsztatu. 

4.2. Ilość miejsc na warsztaty jest ograniczona: na jeden warsztat przypada 25 miejsc.

4.3 W przypadku wyczerpania się miejsc na warsztaty przed upływem terminu końca sprzedaży pierwszej puli biletów – zostanie uruchomiona sprzedaż z drugiej puli. 

6

Rezygnacja z udziału w Konferencji.

1. Uczestnik rezygnujący z udziału w Konferencji zobowiązany jest poinformować o tym Organizatora drogą mailową: kontakt.sedno@gmail.com

1. Oficjalna rezygnacja z udziału w Konferencji jest równoznaczna z rezygnacją z zamówienia na oficjalny gadżet/chustę konferencyjną, jeśli taka zostanie utkana.

1. W przypadku rezygnacji, Organizator ustala następujące stawki manipulacyjne:

• 0% w przypadku rezygnacji w ciągu 7 dni od momentu uiszczenia opłaty;
• 50% ceny biletu w przypadku rezygnacji do dnia 13 października 2024r. włącznie;
• 100% ceny biletu w przypadku rezygnacji po 13 października 2024r.

4. W przypadku wykupienia biletu na OKND i niemożliwości przyjazdu, można przepisać bilet na inną osobę. Należy poinformować o tym Organizatora OKND wysyłając maila na adres kontakt.sedno@gmail.com w treści podając imię i nazwisko osoby która rezygnuje i imię i nazwisko osoby na którą pakiet ma zostać przepisany.
5. Przepisanie pakietu możliwe jest tylko do 19.10.2024, później nie będzie już takiej możliwości. 
6. W przypadku kiedy Uczestnik wykupił bilet z pakietem startowym, a nie może przyjechać na Konferencję, musi poinformować Organizatorów OKND czy pakiet startowy ma zostać wysłany pocztą na wskazany przez Uczestnika adres czy w czasie trwania Konferencji pakiet odbierze osobiście osoba upoważniona przez Uczestnika. Jeśli uczestnik nie poinformuje Organizatora o sposobie odebrania pakietu przed zakończeniem OKND, pakiet zostanie przekazany na cel charytatywny. 

7

Postępowanie reklamacyjne

1. Wszelkie reklamacje dotyczące Konferencji Uczestnicy powinni zgłaszać w formie pisemnej najpóźniej w terminie 2 dni od dnia, odpowiednio, zakończenia się Konferencji lub rozwiązania Konkursu, na adres podany przez Organizatora: Stowarzyszenie Edukatorów i Doradców Noszenia Dzieci SEDNO z siedzibą przy ul. Hermesa36/2 80-299 Gdańsk z dopiskiem o treści: „Reklamacja – Konferencja”

1. Reklamacje należy wysłać listem poleconym. Decyduje data stempla pocztowego.
2. Pisemna reklamacja powinna zawierać: imię, nazwisko, dokładny adres i numer telefonu, jak również dokładny opis i uzasadnienie reklamacji.

1. Reklamacje rozpatrywane będą przez Organizatora. Organizator będzie rozpatrywać reklamacje uczestników na podstawie niniejszego regulaminu.

1. Organizator rozpatrzy reklamację w terminie 14 dni od dnia jej doręczenia. Uczestnik zgłaszający reklamację otrzyma rozstrzygnięcie Organizatora na piśmie na adres podany przez niego w reklamacji.

8

Bezpieczeństwo

1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy pozostawione, zgubione lub skradzione podczas Konferencji.
2. Uczestnicy są zobowiązani przestrzegać zasad bezpieczeństwa, przepisów BHP i Ppoż obowiązujących na terenie obiektu, w którym organizowana jest Konferencja.

 

9

Polityka Prywatności

1. Administratorem danych osobowych jest Stowarzyszenie Edukatorów i Doradców Noszenia Dzieci SEDNO, ul.Hermesa 36/2, 80-299 Gdańsk
2. Cel przetwarzania danych: Stowarzyszenie SEDNO przetwarza dane osobowe w celu przeprowadzenia procesu rejestracji uczestników na Ogólnopolską Konferencję Noszenia Dzieci, dokonania rozliczeń, wysyłania newslettera, wzięcia udziału w loteriach oraz konkursach i odbioru ewentualnej nagrody, korzystania przez uczestnika wszelkich uprawnień konsumenckich (np. odstąpienie od umowy- zwrot biletów), wypełnianie obowiązków prawnych (np. wystawianie i przechowywanie faktur, prowadzenie księgi przychodów i rozchodów)
3. Rodzaj danych:

1. Rejestracja Uczestnika w Konferencji

• imię i nazwisko
• adres
• nr telefonu
• adres mailowy

1. Zapisanie się na newsletter:

• e-mail

1. Udział w loterii

• imię i nazwisko

1. dane podawane przez użytkownika opcjonalnie:

• NIP w przypadku żądania przez przedsiębiorcę wystawienia faktury

1. W przypadku odstąpienia od umowy bądź uznania żądania zwrotu za bilety, zwrot należności następuje bezpośrednio na rachunek bankowy uczestnika. Prosimy wówczas o podanie numeru rachunku bankowego.
2. Powierzone nam dane osobowe mogą być przekazane następującym kategoriom odbiorców:

– wybrani pracownicy Administratora Danych Osobowych (osoby pracujące w rejestracji w dniu konferencji, osoba współpracująca)

– firmom dostarczającym różnego rodzaju usługi, np. firma księgowa, firma realizująca zapisy na wydarzenie, firma świadcząca usługi kurierskie

– uprawnionym organom i instytucjom państwowym, na ich żądanie, np. prokuraturze, policji, sądom, urzędom skarbowym, Generalnemu Inspektorowi Danych Osobowych, i innym

1. Nie przekazujemy powierzonych nam danych osobowych do państw trzecich, w szczególności poza obszar UE, ani organizacji międzynarodowych.
2. Dane pozyskane w związku z organizacją wydarzenia przetwarzamy przez okres trwający od momentu rejestracji na konferencję aż do dnia kończącego konferencję oraz w sytuacji wystawienia faktury upływu terminów wynikających z obowiązujących przepisów prawa.
3. Dane kontaktowe dla potrzeb marketingu (newsletter) przechowujemy do czasu zgłoszenia przez Państwa sprzeciwu względem ich przetwarzania w tym celu lub cofnięcia zgody.
4. Prawa przysługujące w związku z przetwarzaniem danych:

– prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii

– prawo do poprawiania swoich danych

– prawo do usunięcia danych

– prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych

– prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego

1. Podanie nam danych osobowych jest dobrowolne. Jest jednak konieczne dla realizacji celów przetwarzania opisanych w punkcie 2. Odmowa podania danych osobowych uniemożliwi ich realizację.
2. Wysłanie formularza rejestracyjnego na konferencję jest jednoznaczne z akceptacją postanowień niniejszej polityki prywatności.

10

Postanowienia końcowe

1. Regulamin obowiązuje od 01.07.2024 roku.
2. Organizator oświadcza, że dane osobowe Uczestnika w zakresie: imię i nazwisko, miejscowość zamieszkania, adresu e-mail, informacja o byciu/nie byciu doradcą noszenia, będą przetwarzane przez Organizatora w celu, odpowiednio, realizacji umowy uczestnictwa w Konferencji oraz jego prawidłowego przeprowadzenia. 
3. Organizator gwarantuje prawo wglądu uczestnika do jego danych osobowych i do ich poprawiania, jak również do żądania zaprzestania przetwarzania danych osobowych uczestnika. Dane osobowe nie będą udostępniane innym podmiotom. Podanie danych jest dobrowolne, jednakże konieczne do wzięcia udziału w Konferencji.

1. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania Konferencji z powodów niezależnych od niego oraz dokonania zmian w harmonogramie z przyczyn losowych, niezależnych od Organizatora. 

1. Wysłanie formularza zgłoszeniowego na Konferencję jest jednoznaczne z akceptacją niniejszego regulaminu.
2. W sprawach nieustalonych w powyższym regulaminie obowiązują przepisy kodeksu cywilnego.